Van kleins af aan ben ik iemand die altijd super georganiseerd is geweest en dat is nooit echt veranderd. Als je op mijn kantoor komt kijken dan weet je precies hoeveel onderhanden werk ik heb en in het verleden had ik alles keurig netjes in ordnermappen gearchiveerd. Inmiddels heeft het digitale tijdperk dit veranderd en heeft mijn archiefkast plaatsgemaakt voor een open kast waar ik kan genieten van de foto’s van al mijn dierbaren !

Ga digitaliseren                                                                

Het digitale tijdperk, wat een verademing maar wel een waar je op voorhand goed over moet nadenken!  Het digitaliseren van het papieren archief biedt vele voordelen – denk alleen al aan fysieke opslagruimte, zoektijd en efficiency richting uw klanten of andere instanties. Daarnaast kan het digitale archief op meerdere plaatsen toegankelijk worden gemaakt voor al uw medewerkers. Digitaliseren kun je als organisatie best wel zelf doen echter moet je jezelf goed voorbereiden.

Digitaliseren is een erg arbeidsintensief proces welke ook nog eens foutgevoelig is. Het begint dus met een goede voorbereiding; weet wat je gaan scannen, hoe je het gaat scannen maar uiteindelijk het meest belangrijke hoe dat je het digitaal gaat verwerken zodat je de documenten in toekomst snel terug kunt vinden.

De voorbereiding

Het begint natuurlijk allemaal met het opschonen van het papieren archief. Uiteraard kun je deze opruimfase overslaan en gewoonweg alle documenten in te scannen maar niet erg logisch. Bedenk of je het dossier in de toekomst nog nodig hebt, wellicht zitten er documenten tussen die totaal niet meer van toepassing zijn en dus overbodig zijn om te digitaliseren. Aan de andere kant is het natuurlijk ook erg tijdrovend waardoor er besloten wordt om het gehele dossier maar te digitaliseren. Aan de andere kant moet je bedenken dat een toekomstige gebruiker het wellicht fijner had gevonden om een duidelijk en opgeschoond archief te hebben. Met name als je het lang bewaart en het regelmatig nodig is, dan is een opgeschoond archief veel efficiënter en fijner om mee te werken.

Het scannen 

En dan is het zover! Nietjes en paperclips zijn verwijderd en de dossiers liggen er klaar voor. En dan komen de vragen; Is de scanner die je hebt wel de juiste. Ga je alleen voor een scanner of is je multifunctional apparaat goed genoeg. Wil je een grote hoeveelheid papieren archief in een keer scannen? En heb je dan wel de juiste software hiervoor. Software die gekleurde scheidingsbladen herkent en er een nieuw dossier van maakt. Is dit voor ons bedrijf niet over de top?  Kortom ook hier is een stukje voorbereiding echt wel gewenst want de keuzes zijn behoorlijk en er is speciale software die ontzettend ver gaat. Denk hierbij aan scheef gescande pagina’s worden rechtgezet – dewkewing, witte of blanco pagina’s verwijderen en zelfs het opschonen van pagina’s uit bijvoorbeeld een notitieblokje of een pagina met perforatorgaten. Omdat ik denk dat mijn blog meer gelezen zal worden door de start-up;s en de scale up bedrijven, zal ik mij hier niet verder over uitweiden.

Voor mij is het belangrijkste dat het digitaliseren van je papieren archief een echte aanrader is maar zorg er wel voor dat iedereen die te maken krijgt met het digitaliseren dit op een uniforme wijze doet. Want dat is waar het bij veel bedrijven na verloop van tijd nog wel eens wil fout gaan.

Zo ook bij één van mijn relaties. In het verleden een middelgroot bedrijf met een full-time backoffice manager die alles prima geregeld had. Zo ook het digitale archief. Op alle fronten binnen de organisatie, management, sales, development en facilitaire diensten was de digitalisering gerealiseerd. Er was zelfs een voor iedereen duidelijke procedure gemaakt. Maar omdat deze backoffice manager full time aanwezig was werd er door de rest van de organisatie volledig op vertrouwd dat alle documenten keurig in het digitale archief werden gearchiveerd. Niks aan het handje en alles was direct terug te vinden. Of het nu ging om een belastingaanslag of een purchase-order van jaren gelden, het was er gewoon!

Echter moest het bedrijf downsizen en er werd afscheid genomen van de backoffice manager. Minder medewerkers waardoor de ‘weinige backoffice taken’ door de CEO zouden worden afgehandeld. Op alle fronten waren de activiteiten minder dus dat zou geen probleem mogen zijn, toch …..

Helaas. Al snel bleek dat het digitaliseren van bedrijfsstukken niet volgens een eerder opgezette procedure werd gedaan waardoor er geen consistent digitaal archief meer was. Poststukken die werden ontvangen – digitaal of fysiek – werden niet verwerkt omdat er geen directe aandacht aan werd geschonken waardoor het ‘gewoon’ werd vergeten om te digitaliseren.

Kortom, in no time was het ooit zo goed opgezette digitale archief een rommeltje en kon er niets teruggevonden worden.

Helaas heeft deze CEO mijn advies om een aantal uren per week backoffice ondersteuning aan te houden niet opgevolgd. Jammer want als hij dat wel had gedaan dan was de kans groot geweest dat zijn organisatie goed geoliede was gebleven maar belangrijker; Het had de CEO ontzorgt in een moeilijke periode waar hij zijn tijd hard nodig had om de business weer op gang te krijgen!

De opruimfase

Dit onderdeel is zo vreselijk fijn ! In no time zie je vaak je papieren archief slinken. Reden; wij Nederlanders bewaren alles. Hier een aantal tips waar je binnen de opruimfase op moet letten.

• Verwijder de documenten in het dossier die niet meer relevant zijn of die er gewoon niet thuishoren.
• Verwijder dubbele documenten en conceptversies als ze niet van belang zijn.
• Verwijder documenten waarvan de wettelijke bewaartermijn is verstreken. Soms is dit zelfs wettelijk verplicht ! Ik zal hier binnenkort ook een blog aan wijden zeker gezien het feit dat er weer een nieuwe jaar is begonnen en er weer geruimd wordt.