Back-office werkzaamheden! Pfff bijna geen enkele ondernemer zit daarop te wachten.  Als ondernemer wil je namelijk alleen maar bezig zijn met datgene waar je goed in bent. Het opmaken én up to date houden van contracten en juridisch documenten is dan ook niet iets dat bovenaan het dagelijkse takenlijstje staat. Bij de start van je bedrijf heb je als ondernemer wellicht al een aantal juridische documenten geregeld. Denk hierbij aan de Overeenkomst van Opdracht en de Algemene Voorwaarden. Toch zijn er nog een aantal andere, zeer belangrijke, juridische documenten en die het zeker waard zijn om ook goed geregeld te hebben. Het kost even tijd maar het kan je in de toekomst een boel ellende besparen als het goed geregeld is. De volgende juridische documenten zijn belangrijk om geregeld te hebben.

  1. Overeenkomst van opdracht
  2. Algemene voorwaarden
  3. Samenwerkingsovereenkomst
  4. Privacyverklaring
  5. Verwerkersovereenkomst
  6. Disclaimer
  7. Geheimhoudingsverklaring
  8. Factuur
  9. Arbeidsovereenkomst

Overeenkomst van opdracht; een veel besproken juridisch document

De afgelopen jaren is dit onderwerp al vaak in het nieuws geweest. Volstond vroeger de VAR – Verklaring ArbeidsRelatie, sinds 2016 is hier de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) voor in de plaats gekomen. Iedere ZZP’er moet met zijn opdrachtgever én voor elke opdracht een overeenkomst aangaan. Bij de belastingdienst zijn diverse  modelovereenkomsten te bekijken en te downloaden. Door  het juridische document overeenkomst van opdracht te gebruiken, geef je aan de opdrachtgever de zekerheid dat er geen sprake is van een arbeidsrelatie. Er is dus geen sprake van werkzaamheden in loondienst. Een overeenkomst van opdracht is echter niet verplicht. Je kan er ook voor kiezen om met de opdrachtgever duidelijke, uiteraard schriftelijke afspraken te maken. Zorg er dan wel voor dat bij de afspraken die je maakt de kenmerken van loondienst niet van toepassing zijn. Alhoewel de wet DBA al wel van kracht is, wordt deze tot 1 oktober 2021 nog niet volledig gehandhaafd. Dit vanwege de vele onduidelijkheden die er nog zijn.

Algemene voorwaarden; een slim juridisch document

Ondernemen doe je met andere partijen. En natuurlijk heeft elke partij zijn eigen bedrijfsbelang. Zo gauw je dan ook diensten of goederen levert is het belangrijk dat je Algemene Voorwaarden hebt. Vanaf het begin weten de klanten onder welke regels jij zaken wilt doen. Welke betalingsvoorwaarden je hanteert maar ook de aansprakelijkheid, de garantiebepalingen en onder welke voorwaarden jij levert en inkoopt. Kortom voorwaarden waarmee jouw bedrijfsbelang in een eventueel juridisch conflict wordt beschermd. Welke algemene voorwaarden je moet hanteren is ook afhankelijk aan wie de goederen of diensten worden geleverd. Daarom zijn er een 3-tal soorten voorwaarden. Voorwaarden voor diensten, voor consumentenproducten en voor niet-consumentenproducten.

Het deponeren van algemene voorwaarden is niet verplicht maar kan bij de Kamer van Koophandel of bij de rechtbank worden gedaan. Wil je zelf algemene voorwaarden opstellen, dan is het raadzaam om een jurist in te schakelen. Uiteraard kun je ook gebruik maken van de algemene voorwaarden van de branchevereniging. Lekker makkelijk en je hebt het voordeel dat deze al zijn gedeponeerd.

Samenwerkingsovereenkomst

Misschien komt er een moment dat je gaat samenwerken met iemand of een ander bedrijf. Dat je hebt besloten om je krachten te gaan bundelen en samen te gaan werken om een bepaald doel te bereiken. Zorg er in dat geval voor dat alle afspraken over de samenwerking worden vastlegt in een samenwerkings-overeenkomst. In een samenwerkingsovereenkomst leg je onder andere de afspraken over de verdeling van winst, aansprakelijkheden, opzegtermijnen en hoe om te gaan met meerwerk vast.  Kortom het geeft inzicht in de aansprakelijkheid en de risico’s van de samenwerking die wordt aangegaan.

Privacyverklaring 

Als je voor je bedrijfsvoering persoonlijke gegevens verzamelt ben jij een verwerker van persoonsinformatie. Als deze gegevens vervolgens tot een persoon kunnen worden herleid, dan hebt je een privacyverklaring nodig. Ook wel privacy beleid, privacy policy of privacyverklaring AVG genoemd. Het is een schriftelijke verklaring van je bedrijf over het hoe en wat precies je met verzamelde persoonsgegevens doet. De gegevens die worden verzameld zeggen iets over een bepaald individu zoals naam, adres, leeftijd, inkomen, geloof en bijvoorbeeld gezinssamenstelling. Op basis van de Algemene Verordening Gegevens-bescherming (AVG) ben je dus verplicht om iedereen duidelijk te laten weten welke privacygevoelige gegevens je verzamelt en voor welk doel. Dit moet je schriftelijk doen in de vorm van een privacyverklaring. Verzuim je dit te doen, dan riskeer je een boete.

Toch twijfels? Hier  lees je wat te doen om AVG-proof te worden. Ben je al overtuigd en heb je er nog geen dan is deze met één klik zo gemaakt.

Heb je een ander bedrijf in de arm genomen om de verwerking van persoons-gegevens voor je te doen, dan wordt dat bedrijf de verwerker genoemd. Hierdoor ben je wettelijk verplicht om met die verwerker een verwerkings-overeenkomst te sluiten.

Verwerkersovereenkomst een vaak vergeten juridisch document

Verwerk je voor andere bedrijven of ZZP’ers persoonsgegevens? Dan ben je op basis van de AVG verplicht om een verwerkingsovereenkomst te sluiten. Dit geldt ook als je als ZZP’er persoonsgegevens overhandigt aan een ander bedrijf om te verwerken, bijvoorbeeld voor marketingdoeleinden of administratie. Besef dus dat er al heel snel sprake is van ‘verwerking’ van persoonsgegevens. Zelfs het inzien van gegevens door een externe helpdesk is al een verwerking !

Let wel. Een verwerkersovereenkomst hoeft geen losse overeenkomst te zijn. De afspraken rondom de verwerking van persoonsgegevens mogen– en het is zelfs een heel goed idee – worden opgenomen in een algemene overeenkomst. Het is dan uniform geregeld en zal nooit worden vergeten.

Zorg dat de volgende punten in de verwerkersovereenkomst zijn opgenomen;

  • Onderwerp en duur van de verwerking.
  • De aard en het doel van de verwerking.
  • Het soort persoonsgegevens.
  • Rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke.
  • De categorieën van verwerking van de betrokkenen.

Disclaimer

Een disclaimer is een tekst waarmee je de bezoeker van je website meer informatie geeft. Deze informatie gaat dan over de inhoud van je website en wordt meestal in de footer of header van de website gezet.

Met een disclaimer wordt je aansprakelijkheid niet uitgesloten maar wel beperkt.  Je geeft de bezoeker van je website meer duidelijkheid over je intellectueel eigendomsrecht en de actualiteit van de informatie op je website.

Wat kan in de disclaimer staan;

  • Dat alle teksten en foto’s welke op de website worden gebruikt door jezelf zijn geproduceerd waardoor er dus Auteursrecht op rust.
  • Meer uitleg hoe actueel de inhoud van de website is
  • Informatie over eventuele reclame op de website en/of over posts waarvoor geld ontvangen is.
  • Dat je geen expert of officiële instantie bent als het advies op je website vanuit een persoonlijke ervaring is gegeven.

Geheimhoudingsverklaring

Wanneer je een uniek idee hebt, dan wil je dit niet zomaar openbaar maken of delen met anderen. Echter moet je vaak naar derden en dus product of dienst met derden delen om het uiteindelijk commercieel te maken. Door het opstellen van een geheimhoudingsverklaring of NDA (non-disclosure agreement) kan de andere partij geen gebruik maken van deze dienst of product voor eigen doeleinden. Met andere woorden;

  • De informatie wordt als vertrouwelijk beschouwd en blijft geheim voor derden
  • Wordt deze regel gebroken dan zal er een schadeloosstelling worden uitgekeerd aan degene die de unieke dienst of product heeft bedacht.

Het opstellen van een goede geheimhoudingsverklaring is echt maatwerk. Is dit aan de orde, schakel dan een jurist in. De investering zal het meer dan waard zijn.

Factuur; het meest vanzelfsprekende juridische document

Ik zie menigeen nu fronsen. Het hebben van een factuur is toch de normaalste zaak van de wereld als je een bedrijf hebt? Klopt helemaal want met een factuur breng je de kosten voor het product of dienst dat je levert bij je klant in rekening. Echter zijn facturen niet verplicht als je aan consumenten verkoopt. En als je facturen lager zijn dan € 100,00, dan zijn de vereisten ook nog eens minder streng.

Maar zijn de factuurbedragen hoger en stuur je facturen ook aan andere ondernemers en bedrijven? Wees dan alert en zorg dat ook dit juridische document aan alle vereisten voldoet. De wettelijke eisen volgens de belastingdienst vind je hier.

Arbeidsovereenkomst; een onmisbaar juridische document bij personeel

Wellicht gaat je bedrijf groeien en wil en/of moet je personeel gaan aannemen? Op dat moment heb je dus een arbeidsovereenkomst nodig. Hierin leg je met je werknemer de afspraken vast over de werkzaamheden, het salaris en de duur van de overeenkomst. Omdat aan een arbeidsovereenkomst zowel je werknemer als jij rechten en plichten kan ontlenen, is het van groot belang om het juiste contract te kiezen. Om achteraf niet voor verrassingen te komen te staan is het zinvol om deze ook juridisch nog te laat checken.

Wil jij je juridische contracten en documenten op orde hebben? En heb je geen tijd of zin om dit zelf te gaan uitzoeken? Laten we dan snel een Teams meeting organiseren en bespreken hoe ik je hierbij kan helpen.

Deel dit verhaal, kies je platform.

Gaan we ervoor?

Wilt u een administratie die goed op orde is, een goed lopende back-office of hulp met andere financiele zaken?

WE GAAN ERVOOR!